Privacybeleid

Privacy Beleid & Privacy Verklaring

Toelichting

Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers.

Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden.

Waarom we persoonsgegevens opslaan / toestemming?

Duikteam Dolphin – Rotterdam Zevenkamp (DT Dolphin)  vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen duiken en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt. De lidgegevens zijn noodzakelijk voor de eigen verenigingsadministratie en uitvoering van verenigingsactiviteiten alsmede de aanmelding bij de Nederlandse Onderatersport Bond (NOB).

  • Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de gegevens;
  • De ledenadministrateur houdt de lidgegevens in de verenigingsadministratie juist en nauwkeurig bij;
  • De lidgegevens worden afdoende beveiligd;
  • Op verzoek zal DT Dolphin inzage verlenen in de eigen opgeslagen lid gegevens;
  • DT Dolphin gebruikt de lidgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Welke gegevens we opslaan?

NOB/Admin Dolphin website
NOB-Relatienummer x
Achternaam x x
Initialen x
Roepnaam x x
Tussenvoegsel x x
Geslacht x x
Geboortedatum x x
Adres x x
Postcode x x
Woonplaats x x
Email x x
Telefoon (vast) x x
Telefoonnummer (mobiel) x x
Noodnummer x
Naam contactpersoon x
Lid Soort x
Lid sinds x x
Hoogste duikbrevet x x
Instructeursnummer x
Instructeur brevet x

 

Systemen

Verenigings  administratie

Lidgegevens worden verkregen aan de hand van het inschrijf formulier. Deze gegevens worden gebruikt voor de eigen leden administratie alsmede het versturen van elektronische of papieren nieuwsbrieven. De vastlegging geschiedt in een spreadsheet welke uitsluitend is opgeslagen op de PC van een van de door de ALV benoemde bestuursleden met de functie van ledenadministrateur.

Verenigings website

Leden kunnen een eigen profiel aanmaken en onderhouden op de verenigingswebsite www.duikteam-dolphin.nl  Deze profielen staan achter een individueel door de leden te onderhouden wachtwoord.

Mijn NOB

De verstrekte gegevens worden door de ALV benoemde functionaris (eenmalig) ter beschikking gesteld aan de Nederlandse Onderwatersport Bond (NOB). Deze gegevens kunnen door NOB, vereniging administrateur en het lid zelf geraadpleegd en gemuteerd worden. De NOB draagt zelfstandig zorg voor eigen privacy beleid.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De lidgegevens zullen nooit zonder voorafgaande toestemming aan derden worden verstrekt, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om uw lidgegevens te verstrekken.

Inzage, correctie en verwijdering van online persoonsgegevens

Leden kunnen hun gegevens (laten) aanvullen, verwijderen, afschermen en hebben recht tot inzage. Voor de verenigings administratie is de ledenadministrateur het aanspreekpunt. De online gegeven kan je zelf online benaderen. Je dient dient hiervoor te beschikken over een geldige usernaam en wachtwoord. Indien een of beide niet meer weet kan je deze online opvragen. Je dient daarbij wel toegang te hebben tot het bij onze bekende emailadres. Indien de vereniging opnieuw toegang dient te verlenen, zal betreffende functionaris zich te overtuigen van jouw identiteit.

Beveiliging persoonsgegevens

De Vereniging treft passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen

Indien een minderjarige zich wenst te registreren dient hiertoe expliciete toestemming van ouder/verzorger overlegd te worden.

 Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

 Protocol gebruik beeldmateriaal

Duikteam Dolphin – Rotterdam Zevenkamp hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van DT Dolphin en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en Whatsapp groep van de vereniging. Hieronder kan je de regels lezen, waaraan DT Dolphin zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

  • DT Dolphin beheert de website duikteam-dolphin.nl Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de activiteiten en evenementen die DT Dolphin organiseert. Deze informatie is bestemd voor (jeugd) leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij DT Dolphin. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Er worden geen foto’s van jeugdleden geplaatst op de website van DT Dolphin, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt.
  • Namen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij DT Dolphin, zoals leden van het bestuur en instructeurs. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor DT Dolphin, zoals leden van bestuur en instructeurs.
  • Als ouder/verzorger van jeugdleden problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen DT Dolphin website, facebook-pagina en andere eigen sociale media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :
    • Duikopleidingen en recreatieve duiken;
    • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
    • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
    • Overige verenigingsactiviteiten;
  • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

 Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

 Sancties

Bestuursleden,  instructeurs en andere vrijwilligers  hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om privacy en het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen volgens dit beleid. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers van jeugdleden worden direct geïnformeerd.

Tot slot

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Dit document aangaande het Privacy Beleid & Privacy Verklaring is begin mei 2018 als concept gepubliceerd op de website en zal tot formele vaststelling door de ALV van toepassing zijn. Dit concept zal voor aanvang van het volgende verenigingsjaar getoetst worden aan de hand van het door de stichting AVG voor Verenigingen opgestelde stappenplan getoetst worden.